ЭДО. Импорт и экспорт УПД в формате XML

В сервисе Бизнес.Ру имеется возможность выгружать и загружать УПД, счет-фактуры и накладные в формате XML. Этот формат используется в рамках ЭДО между организациями.

Выгрузка в ЭДО

1. Выгрузка в ЭДО (экспорт XML) доступна из документов «Отгрузки (Реализации)», «Акты выполненных работ»  и «Счета-фактуры исходящий». Для этого нужно нажать в документе на кнопку «ЭДО — Экспортировать XML». В результате чего произойдет скачивание XML для дальнейшей ручной загрузки в систему ЭДО.

2. При выгрузке из документа Отгрузка или Акта выполненных работ пользователю предлагается выбрать, в каком формате выгружать документ, а также какие ответственные лица будут указаны в файле в качестве подписантов. Для некоторых форматов справа предлагается выбрать один из вариантов Обстоятельств формирования счета-фактуры (не обязательный). 

Выбранный формат повлияет на структуру формируемого файла, в частности на заполнение атрибута "Функция":

• Универсальный передаточный документ: Функция = "СЧФДОП"
• Счет-фактура: Функция = "СЧФ"
• Первичный документ (накладная или акт): Функция = "ДОП"
• УПД: Реализация комиссионером (агентом)товаров комитента (принципала): Функция = "СвРК"
• УПД: Закупка комиссионером (агентом) товаров для комитента (принципала): Функция = "СвЗК"

Выбранное обстоятельство формирования счет-фактуры влияет на заполнение атрибута "ОбстФормСЧФ" в блоке ДопСвФХЖ1:

• Реализация товаров или предоставление услуг: ОбстФормСЧФ = 1
• Аванс (недоступен, формируется из Счет-фактуры): ОбстФормСЧФ = 2
• Реализация комиссионером товаров двум и более покупателям: ОбстФормСЧФ = 3
• Товары переданы от Комитента Комиссионеру для дальнейшей реализации: ОбстФормСЧФ = 4
• Товары переданы от Комиссионера Комитенту при возврате товаров; ОбстФормСЧФ = 5
• Товары переданы от Комиссионера Комитенту при закупке товара: ОбстФормСЧФ = 6
• Товары переданы от Комитента Комиссионеру при возврате товаров: ОбстФормСЧФ = 7
• Возврат товара от Покупателя Продавцу: ОбстФормСЧФ = 8

Для функции СЧФ атрибут ОбстФормСЧФ должен принимать значения 1, 2, 3 или отсутствовать.

Для функции СЧФДОП или ДОП атрибут ОбстФормСЧФ должен принимать значения 4, 5, 6, 7, 8 или отсутствовать. 

3. Нажмите на кнопку "Скачать", чтобы сохранить xml-файл себе на компьютер.

Если при выгрузке XML файла из документа "Счет-фактура исходящий", счет-фактура имеет несколько документов-оснований, то в файл будут выгружены сведения о всех товарах/услугах, которые содержатся в документах-основаниях.

Кроме того, для выгрузки из Счет-фактуры недоступны другие форматы:

При экспорте файла документ проверяется на корректность.

1) Для выгрузки файла необходимо корректное заполнение сведений об организации и контрагенте с учетом типа контрагента.

Для юридического/физического лица требуется указание ИНН. Для физического лица, в том числе, требуется чтобы наименование контрагента было в формате "Фамилия Имя Отчество".

2) В файл выгружается основное наименование товара без указания модификации.

3) При отгрузке маркируемых товаров, коды маркировки будут записаны в файл. Серийные номера в файл не выгружаются.

4) При отгрузке товаров, по которым при поступлении был указан номер ГТД, требуется указание страны происхождения товара в карточке товара.

5) При формировании файла учитывается учет НДС организации.

6) Валюта указанная в документе будет перенесена в файл в соответствии с кодом ОКВ в карточке валюты.

В случае если документ сформирован в валюте, для которой не заполнено значение кода ОКВ, в файл будет подставлена валюта по умолчанию - рубли.

Загрузка XML

Загрузка XML доступна в разделе «Закупки — Поступления». Для загрузки файла необходимо нажать на кнопку «ЭДО — Импорт XML».

После чего необходимо выбрать XML-файл с локального компьютера. В результате чего откроется предзаполненный документ «Поступление».

Основные данные документа поступления будут заполнены в соответствии с данными в файле:

1) № и дата документа поступления будут установлены в соответствии с текущей нумерацией и датой.

2) Идентификация контрагента проводится по ИНН+КПП/ИНН, в зависимости от типа контрагента и имеющейся информации.

3-4) Номер и дата входящие подставляются из файла по данным поставщика.

5) Табличная часть документа формируется в соответствии со сведениями о товарах, содержащихся в файле. 

Поиск товара в системе происходит по комбинации реквизитов со следующим приоритетом:

GTIN-14 + Артикул + Наименование, 

GTIN-14 + Артикул, 

GTIN-14 + Наименование, 

GTIN-14, 

Артикул + Наименование,

Наименование.

Поиск, в том числе, осуществляется по модификациям товаров. Если под одно из условий попадает несколько модификаций одного товара, то в документ добавляется товар без указания модификации, ее необходимо указать вручную.

При наличии в файле маркируемых товаров, коды маркировки автоматически будут добавлены в документ (однако, файл не содержит сведения о серийных номерах, поэтому их необходимо заполнять вручную).

Если товар не найден или найденный товар не проходит проверку на маркировку (искомая позиция файла включает коды маркировки, а в системе найден товар без признака маркируемый или наоборот), то автоматически создается новый товар. При создании маркируемого товара вид маркируемого товара будет заполнен на основании кода ТН ВЭД, если файл не содержит данных сведений автоматически будет указан вид "Табачная продукция". 

В качестве склада будет указан склад по умолчанию из карточки пользователя.

6) Для документов, созданных посредством импорта из ЭДО, поле Примечание заполняется автоматически с указанием даты и времени создания.

7) Идентификация организации осуществляется по ИНН+КПП/ИНН, в зависимости от типа контрагента и имеющейся информации, в случае если организация не найдена, подставляется организация по умолчанию.

8) На основании данных файла определяется учет НДС.

9) Валюта заполняется на основании кода ОКВ, указанного в файле. Если искомый код не будет найден в системе, по умолчанию будут заполнены рубли.

При включенном функционале План/Факта, количество товара из файла будет заполнено в столбец "Количество из документа основания". Фактическое количество необходимо заполнить сканируя штрихкоды товаров или путем пересчета с ручным заполнением.

Для маркируемых товаров необходимо отсканировать коды маркировки. В случае если отсканированный код найден в файле, напротив кода маркировки появится галочка. Если отсканированный код маркировки не найден в документе, появится восклицательный знак, который означает что товар с таким кодом маркировки не заявлен в файле.

В случае успешного импорта файла, сохраните документ.