Как заказать товар у поставщика


Шаг 1. Создание документа

Чтобы создать новый заказ поставщику, необходимо перейти в раздел Закупки, страница Заказы поставщикам, нажать на кнопку “Создать”.





Шаг 2. Заполнение документа

Необходимо заполнить открывшуюся форму документа “Заказ поставщику”.  




Номер документа – заполняется автоматически по порядку/вручную. В настройках организации имеется возможность настройки обнуления нумерации (никогда, в начале года, в начале месяца).


Дата и время – устанавливается дата и время создания заказа. При необходимости можно изменить вручную.


В поле контрагент ввести поставщика, на которого оформляется заказ. Заполнение данного поля возможно несколькими способами:

  1. Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.

  2. Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.

  3. Если вам необходимо создать заказ поставщику, которого нет в справочнике контрагентов, нажмите на “+”, который находится в поле ввода контрагента.

Договор– указывается заключенный договор с поставщиком. Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.


Дата, на которую запланировано поступление указывается в поле “Дата поступления”.


Настройка НДС производится внизу формы документа.

Учет НДС:

  • Цена включает НДС. Товар покупается с НДС и цена товара или услуги включает НДС.

  • Цена не включает НДС. Товар покупается с НДС и цена не включает НДС, но его необходимо рассчитать и отразить в документах.

  • Без НДС. Товар или услуга покупается без НДС.

Если ваша организация работает без НДС, то в карточке товара в поле «НДС» поставьте без НДС.


Валюта, по которой необходимо оформить заказ, настраивается внизу формы документа. Курс валют установлен Центральным Банком.


Шаг 3. Добавление товара в документ

В системе Бизнес.Ру есть несколько способов добавление товара в документ.

  • При необходимости добавления товара по одной позиции, воспользуйтесь кнопкой “Добавить” на форме документа. При нажатии на кнопку откроется окно добавления товара, в котором необходимо внести информацию о заказываемом товаре или услуги.


  • Если необходимо массовое добавление товара в документ, нажмите на кнопку “Добавить списком”, которая расположена правее кнопки “Добавить” на форме “Заказ поставщику”. Откроется форма массового добавления товаров и услуг, выберите товар и нажмите на кнопку “Выбрать”.


  • Можно воспользоваться добавлением товара по штрихкоду, нажав на соответствующую кнопку на форме, откроется окно добавления товара, просканируйте штрихкод или введите его с клавиатуры, нажмите кнопку “Добавить”.


  • Также есть возможность загрузки товаров и услуг из Excel. Нажмите на кнопку “Загрузить из Excel”, в появившиеся окно загрузите файл формата xls, xlsx.


В заголовке таблицы укажите поля, которые необходимо импортировать из загруженного файла, затем нажмите на кнопку “Загрузить товары/услуги”.



Шаг 4. Проверка заказа поставщику. Сохранение документа

Проверьте корректность заполнения заказа поставщику (товар, цену, количество, единицу измерения и тд) и сохраните документ, нажав на кнопку “Сохранить”.



Дополнительные возможности в заказе поставщику


  1. Назначение статуса документа

Назначение статуса документа облегчит сортировку и обработку документов. На форме документа в правом верхнем углу нажмите на статусы, откроется выпадающий список с доступными статусами.



2. Создание связанных документов  

На форме документа нажмите на кнопку “Создать документ” откроется выпадающий список с документами, которые возможно создать на основании заказа поставщику:

  • Оформление счета поставщика

  • Выписка доверенности на получение товара на основании заказа поставщику

  • Оформление расходного кассового ордера

  • Создание исходящего платежного поручения

  • Оформление поступления заказа от поставщика.



3.  Назначение закупочных цен на основании заказа

Сохраненные закупочные цены будут назначены на указанного поставщика в заказе. Для того чтобы сохранить цены, нажать на кнопку “Действия” в выпадающем списке выбрать “Сохранить цены”.  



4. Удаление заказа поставщику

Для удаления документа на форме нажмите кнопку “Действия” и выберете элемент выпадающего списка “Удалить”.



5. Отправка SMS и Email из документа

В документе нажмите на кнопку “SMS” или “Email” для отправки сообщения на мобильный телефон или почту.



6. Печать документа в форматах xlsx, pdf

Для сохранения документа в одном из форматов, нажмите на кнопку “Печать”.



7. Отображение статусов оплаты и поступления заказа поставщику.

Статусы оплаты работает непосредственно от документов оплаты заказа: расходный кассовый ордер и платежное поручение исходящее. Если заказ поставщику оплачен не полностью, то статус “Не оплачен” приобретает значение “Частично оплачен”, соответственно, если по оплате заказа нет задолженности, то статус “Оплачен”.



Статус поступления меняется в зависимости от поступления товара, если поступление не оформлено то статус “Не поступил”, если было поступление не всех позиций, указанных в заказе “Частично поступил”, соответственно если заказ поставщику поступил на склад полностью “Поступил”.



8. История изменения документа

Для того чтобы посмотреть какие действия происходили с документом, необходимо, в правом верхнем углу нажать на дату.



This article was helpful for 11 people. Is this article helpful for you?