Как добавить контрагента

1. Выберите в главном меню вкладку «Справочники».
2. В открывшемся подменю выберите пункт «Контрагенты».
3. В событии установите отметку «Новый контрагент».



Укажите наименование контрагента.Заполните поля "Телефон", "Email" и "Сайт", при необходимости добавьте примечания.



Блок "Описание".



В блоке "Описание" можно классифицировать контрагента по следующим признакам: Категория, Размер, Регион, Вид.

Имея большую базу контрагентов, эти признаки позволят разделить их на группы для удобства.

В поле "Ответственный" указывается менеджер Вашей организации, который обрабатывает данного контрагента.

В поле "Примечание" можно занести необходимые комментарии.

Кроме того, в блоке "Описание" можно указать кем является данный контрагент: покупателем, поставщиком, конкурентом, партнером, либо потенциальным клиентом.

Блок "Контактные лица".




В блоке "Контактные лица" указываются контактные лица контрагента.

Нажмите кнопку «Создать новое контактное лицо».

Фамилия – введите фамилию сотрудника контрагента.

Имя – введите имя сотрудника контрагента.

Отчество – введите отчество сотрудника контрагента.

Пол – укажите пол сотрудника контрагента.

Дата рождения – введите дату рождения сотрудника контрагента.

Подписывает договор – установите отметку в том случае, если данное контактное лицо будет фигурировать в заключаемых договорах и подписывать их.

Должность – выберите из выпадающего списка должность сотрудника контрагента. Если надо создать новую должность, нажмите в выпадающем списке «Добавить».

Загрузить фото – вы можете прикрепить фотографию контактного лица контрагента, нажав на ссылку«Загрузить фото».

На закладке Контактная информация указывается контактная информация сотрудника контрагента (skype, сайт, дополнительные адреса и телефоны, странички в социальных сетях).

Нажмите кнопку «Добавить».



Тип – выберите тип контактной информации.

Значение – введите значение контактной информации.

Примечание – укажите дополнения и пояснения к контактной информации.

Нажмите кнопку «Сохранить».



Удалить – чтобы удалить контактную информацию, установите отметку вначале строки, нажмите «удалить». Удалять можно сразу несколько позиций.

Поиск – используется для поиска различных значений среди контактной информации. Вводить можно как целые слова, так и части слов или цифры.

На закладке Удостоверяющие документы указываются серии, номера удостоверяющих документов контактного лица. Они вам могут понадобиться при оформлении некоторых расчетных документов.



Нажмите кнопку «Добавить».



Тип документа – выберите из выпадающего списка тип документа или добавьте новый, нажав на«Добавить».

Серия – введите серию документа.

Номер – введите номер документа.

Кем выдан – введите наименование органа выдавшего данный документ.

Когда выдан – введите дату выдачи документа.

Примечание – укажите дополнения и пояснения к удостоверяющему документу.

Нажмите кнопку «Сохранить».



Удалить – чтобы удалить удостоверяющий документ, установите отметку вначале строки, нажмите«удалить». Удалять можно сразу несколько позиций.

Поиск – используется для поиска различных значений среди удостоверяющих документов. Вводить можно как целые слова, так и части слов или цифры.

Блок "Задачи".

В блоке "Задачи" отображаются связанные с данным контрагентом задачи. Из карточки контрагента есть возможность создать новую задачу с участием контрагента, нажав на кнопку "+".



Блок "Обращения".

В блоке "Обращения" отображаются связанные с данным контрагентом задачи. Из карточки контрагента есть возможность создать новое обращение с участием контрагента, нажав на кнопку "+".



Блок "Сделки".

В блоке "Обращения" отображаются связанные с данным контрагентом задачи. Из карточки контрагента есть возможность создать новое обращение с участием контрагента, нажав на кнопку "+".



Блок "Документы".

На этом блоке отображаются по мере создания документы по этому контрагенту.



Для удобного просмотра документов можно использовать Фильтр и Группировку по различным признакам.
Из карточки контрагента есть возможность создать новый документ с участием контрагента, нажав на кнопку "+".

Блок "Реквизиты".



В поле "Тип контрагента" укажите физическим или юридическим лицом является контрагент.

Если контрагент - физическое лицо, будут доступны следующие поля:



ИНН
– введите идентификационный номер налогоплательщика контрагента.
Фактический адрес – укажите фактический адрес контрагента.

Нажав на кнопку "Создать новый документ", появится возможность добавить контрагенту удостоверяющий документ.



Тип документа
– выберите из выпадающего списка тип документа или добавьте новый, нажав на«Добавить».

Серия – введите серию документа.

Номер – введите номер документа.

Кем выдан – введите наименование органа выдавшего данный документ.

Когда выдан – введите дату выдачи документа.

Примечание – укажите дополнения и пояснения к удостоверяющему документу.

Если же контрагент - юридическое лицо, будут доступны следующие поля:



Форма собственности – выберите из выпадающего списка форму собственности юридического лица.

Оф. наименование
- официальное наименование контрагента для использования в печатных формах.

Юридический адрес – укажите юридический адрес контрагента.

Фактический адрес
– укажите фактический адрес контрагента.

ИНН – введите идентификационный номер налогоплательщика контрагента.

КПП
– введите код причины постановки на учет в налоговый орган.

ОГРН
– введите основной государственный регистрационный номер контрагента.

ОКПО
– введите номер организации по общероссийскому классификатору предприятий и организации.

В поле "Банковские реквизиты" есть возможность добавить контрагенту расчетный счет, нажав на соответствующую кнопку.



Наименование счета
– укажите краткое наименование или обозначение счета для того, чтобы различать счета при выборе и подстановке их в документах. По умолчанию в это поле автоматически подставляется после введения БИК наименование банка.

Номер счета – введите номер расчетного счета (20 знаков).

БИК банка – укажите банковский идентификационный код банка и нажмите кнопку «Поиск банка».

Банк – подставится автоматически на основании указанного БИК банка.

Основной расчетный счет – установите отметку, если этот расчетный счет используется в расчетах с контрагентом чаще других.

Комментарии – для того чтобы записать комментарии к расчетному счету нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Нажмите кнопку «Сохранить» и данные расчетного счета добавятся на закладку.


Блок "Письма, SMS".


В блоке "Письма, SMS" отображаются связанные с данным контрагентом cообщения. Из карточки контрагента есть возможность создать новое письмо или SMS с участием контрагента, нажав на кнопку "+".
Для удобного поиска писем и SMS можно использовать Фильтр и Группировку по различным признакам.



Блок "Рассылки".


Здесь отображаются списки для рассылок, в которых участвует данный контрагент, а также история рассылок с его участием.



Блок "Договоры".



На этой закладке указываются все заключенные с контрагентом договоры.

Договоры с контрагентом могут быть созданы тогда, когда есть необходимость отслеживать операции по контрагенту в разрезе договоров. Например, в том случае если контрагент поставляет вашей организации товар и оказывает транспортные услуги, и вам нужно видеть обороты и задолженность независимо по двум договорам (отдельно по товарам и услугам). Если такой необходимости нет, договор можно не создавать.

Нажмите кнопку «+».



Договор предоставлен контрагентом – установите отметку, если контрагент предоставил свой договор. В таком случае вы сможете зафиксировать номер его договора и при этом не нарушить нумерацию своих договоров.

Номер – вводить номер договора нужно только в случае если он предоставлен контрагентом. Если это ваш договор, то номер выставляется автоматически по порядку создаваемых договоров в организации.

Добавить префикс – если в номере договора предусмотрен префикс, нажмите на ссылку и в окошке укажите его.

Дата начала – введите дату начала действия договора.

Дата окончания – введите дату окончания действия договора.

Тип цены – если организация работает с этим контрагентом по определенным установленным ценам, выберите из выпадающего списка этот тип цены. Впоследствии при оформлении покупки или продажи эти цены будут подставляться автоматически. Если вы хотите создать новый тип цены, нажмите «Добавить» в выпадающем списке.

Макс долг – введите сумму максимального долга контрагента, при превышении которой выписка документов будет блокироваться.

Основной – установите отметку в том случае, если этот договор чаще других участвует в выписке документов. В таком случае он будет подставляться автоматически.

Подписан – установите отметку, если договор между организацией и контрагентом подписан.

Печать – для того, чтобы распечатать договор нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме выберите, формат, в котором хотите распечатать договор и нажмите кнопку «Загрузить».

Вы можете загрузить свой шаблон договора.



Для этого нажмите на кнопку «Печать». В открывшейся форме перейдите по ссылке «Настройка шаблона печатных форм".



Скачайте интересующий шаблон. Внесите изменения в скаченный шаблон и сохраните его.



В форме выбора шаблона документа перейдите по ссылке «Загрузить пользовательский шаблон» и вставьте ваш измененный шаблон. Введите наименование шаблона и нажмите кнопку «Сохранить». Чтобы распечатать договор по вашему шаблону, установите отметку напротив.Нажмите кнопку «Загрузить».



Комментарии – для того чтобы записать комментарии к договору нажмите на «Комментарии» и в появившемся внизу поле напишите текст. Нажмите на кнопку «Отправить комментарий» и он сохранится. Нажав на «скрепку», можно прикрепить файл к комментарию.

Организация – указывается организация, которая заключает договор с контрагентом. При клике на наименование организации ее можно поменять, выбрав из появившегося списка. Каждый сотрудник имеет доступ к определенным организациям. Поэтому в появившемся списке имеются только те организации, к которым имеет доступ сотрудник, составляющий договор.

Если перейдете по ссылке, указывающей дату около слова «Изменен» или "Создан", в открывшейся форме увидите историю изменений договора: дата изменения, пользователь вносивший изменение и действие. По этим полям можно сделать сортировку.

Блок "Дисконтные карты".


В блоке "Дисконтные карты" отображаются выданные контрагенту дисконтные карты. Из карточки контрагента есть возможность создать новую дисконтную карту на имя контрагента, нажав на кнопку "+".



Блок "Комментарии".

Позволяет хранить заметки, касающиеся контрагента.




Дополнительные возможности в карточке контрагента.

  • Из карточки контрагента можно отправить SMS.
В верхней части документа перейдите по ссылке Отправить SMS и заполните форму отправки.



  • Из карточки контрагента можно отправить электронное письмо.
В верхней части документа перейдите по ссылке Отправить Email и заполните форму отправки.



  • Быстрое создание документов.
Не выходя из карточки контрагента можно выписать для него различные документы.
В верхней части карточки нажмите Создать документ и выписывайте:

  • коммерческие предложения
  • заказы от покупателя
  • счета на оплату
  • реализации
  • акты выполненных работ
  • заказы поставщику
  • поступления
  • доверенности
  • назначения закупочных цен
  • акты сверки взаиморасчетов.


This article was helpful for 5 people. Is this article helpful for you?