Трюк №7. Как настроить префиксы документов для разных организаций

Рассмотрим компанию, которая работает одновременно в разных направлениях. Например, ведёт два интернет-магазина или совмещает розничные и интернет-продажи. Если такая компанию ведет учет от разных юридических лиц в одной базе, то проблема разделения документов стоит довольно остро. Речь идет о каких-то сложных системных блокировках, а о простом визуальном разделении, например, заказов из разных интернет-магазинов, путём автоматического присвоения номеру особой приставки - префикса.


Ранее мы уже рассказывали, как фильтры в журналах и отчетах могут помочь руководителю быстро сравнивать данные по одной конкретной или по всем организациям сразу. Префиксы в номерах помогают даже не прибегая к дополнительным фильтрам и отборам сразу оценить, к какому магазину или дочерней компании данный заказ или накладная относятся.


Префиксы задавать очень просто. В карточке организации есть закладка “Настройки учета”. Нас интересует самая первая настройка - “Префиксы номеров документов”. По умолчанию это поле не заполнено. Это означает, что номера всех новых документов будут идти в числовом виде: 1,2, 3 и т.д. Конечно, вы в любой момент можете изменить номер документа на “RS12” или “01558/13-07”, но на общую схему нумерации это никак не повлияет. 


Если же вы в настройке укажите префикс, например, “BUSS”, то это повлияет на те номера, которые система будет присваивать документам. После установки такого префикса номера будут “BUSS1”, “BUSS2” и так далее.



Даже при установленном в настройках префиксах, вы всё равно сможете у любого документа по необходимости менять номер вручную. Но нельзя забывать, что система внимательно следит, чтобы документов с одинаковыми номерами завести было нельзя, даже если вы попытаетесь поставить такой номер вручную.

Is this article helpful for you?